Desafíos comunes del ERP que enfrentan las PYMES
Muchas empresas ya han empezado a adoptar sus propios paquetes tecnológicos de planificación de recursos empresariales (ERP) con gran éxito. Si ha notado que su sistema actual tiene problemas para seguir el ritmo de tamaño y crecimiento de su empresa, ya se estará preguntando qué posibles escollos puede encontrar en su camino hacia una solución más eficaz.
En este artículo, vamos a ver algunas de las cosas que debe tener en cuenta al lanzar una nueva solución de software ERP, algunas cosas que debe considerar utilizar y un poco de orientación para que se mueva en la dirección correcta.
Dificultad para seleccionar una solución
Al tratarse de uno de los sistemas de software de gestión más completos que va a tener su empresa, una solución ERP requiere una cuidadosa consideración y planificación, para que pueda seleccionar el sistema adecuado para su negocio. El alcance de un sistema ERP recién acuñado variará en función de las necesidades individuales de cada empresa, y dedicar el tiempo necesario para garantizar que la solución cumple o supera las expectativas de su empresa dará sus frutos en el futuro.
Es muy probable que siga utilizando este mismo sistema durante los próximos 5 o incluso 10 años, por lo que la selección de la solución ERP adecuada va a tener un impacto en su negocio durante los próximos años.
Desafíos técnicos
Una vez seleccionada una solución ERP que funcione para su empresa, hay que tener en cuenta una serie de consideraciones técnicas. El grado de revisión de la infraestructura necesaria dependerá de la escala de la propia solución. Es importante hacer un balance de lo que hay que actualizar exactamente para que el nuevo sistema ERP funcione correctamente. Esto podría implicar nuevos servidores, estaciones de trabajo, paquetes de software y actualizaciones de la red.
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) deberían estudiar detenidamente las soluciones de servicios en la nube como infraestructura como servicio (IaaS) o software como servicio (SaaS) frente a las implementaciones tradicionales in situ. Las PYMES preferirían las soluciones basadas en la nube, ya que estas empresas pueden no tener los recursos financieros y de capital humano para las implementaciones in situ.
La eficacia de cualquier sistema ERP sólo es tan buena como el hardware y el software en el que se ejecuta. Por lo tanto, subestimar la infraestructura necesaria para que su sistema funcione puede afectar drásticamente a su utilidad.
Mantener la calidad de los datos existentes
Si el hardware y el software son el corazón de una solución ERP, los datos son la sangre que lo bombea y lo mantiene en funcionamiento. Por eso hay que garantizar la compatibilidad e integridad de los datos existentes cuando se realiza la transición a un nuevo sistema.
Esto es especialmente importante cuando se pasa de un sistema antiguo de hojas de cálculo o registros manuscritos a una plataforma automatizada o totalmente digital. La importación de estos datos antiguos a un nuevo sistema puede crear enormes dolores de cabeza si la integración segura no se planifica y se prueba con antelación.
Este proceso puede llevar mucho tiempo, y asignar suficiente personal y horas de trabajo para evitar cualquier posible inconveniente es un paso necesario en la implementación de una nueva solución ERP. Asumir que todo «va a funcionar» es una forma segura de retrasar la puesta en marcha y arriesgarse a perder datos una vez que el nuevo sistema esté listo para funcionar.
Gestión del cambio cultural y de procesos
Cuando se lleva a cabo una gran revisión de la infraestructura que implica a numerosos sistemas y subsistemas, es necesario involucrar a personas clave para valorar y evaluar cada paso del proceso. Cada sistema que se actualiza necesita su propio experto en la materia (SME) para ayudar a identificar los requisitos previos necesarios para cada sistema y aumentar la probabilidad de que todo funcione a la perfección.
Estas personas también deben ser líderes en sus respectivos departamentos. La implantación de una nueva solución ERP siempre va a suponer una cantidad importante de trabajo, formación y tiempo de integración con la nueva plataforma. Va a requerir un esfuerzo concertado de múltiples departamentos y su personal, y eso hace que sea necesario contar con el respaldo de los líderes de opinión. Contar con la participación de estas personas desde el principio del proceso facilitará la tarea de convencer al resto de la empresa de la utilidad del nuevo sistema.
Es de esperar que en las fases posteriores del proceso de implantación del ERP no tenga que hacer demasiados ajustes. Sin embargo, es bueno evaluar brevemente cualquier desajuste entre su proceso empresarial y el software que lo respalda. Tomar nota de los requisitos de información de las configuraciones específicas que pueden ser necesarias para sus departamentos puede ahorrar algo de tiempo extra en el futuro.
También es necesario invertir en una formación adecuada para aprovechar al máximo el nuevo sistema. Si sus usuarios no están completamente formados en las nuevas funciones y comodidades, se perderá muchos de los beneficios de su transición. Merece la pena formar a las personas en las nuevas herramientas que tienen a su disposición para maximizar la eficacia de su sistema.
Una vez que tenga todo listo y los miembros de su organización hayan empezado a trabajar con su nuevo sistema, no se desilusione si ve una variedad de reacciones a su revisión. Si ha seleccionado la solución adecuada para su empresa, las ventajas se harán evidentes rápidamente.
Con un poco de tiempo y paciencia, su organización empezará a ver la mejora de la eficiencia, la fiabilidad y la eficacia de su nuevo sistema ERP.
Garantizar la participación de los empleados
Uno de los obstáculos más difíciles que tendrá que superar con su nuevo sistema es conseguir que todo el mundo esté de acuerdo con su proyecto. Esto puede ser un verdadero reto. La gente se resiste por naturaleza al cambio, y si alguna vez has intentado presentar un nuevo software a tus usuarios, ya sabrás que siempre habrá algún contratiempo por muy buena que sea la implementación.
Hay algunas maneras de combatirlo, y adoptar varios enfoques aumentará la probabilidad de que sus usuarios acepten el nuevo sistema. Avisar con suficiente antelación de que el nuevo sistema está a punto de llegar, junto con actualizaciones periódicas del progreso y características destacadas, preparará a todos para el cambio. Pedir opiniones sobre el nuevo sistema tanto durante el proceso de planificación como después de la implantación ayudará a que los usuarios se sientan comprometidos e implicados en el sistema. Por último, conseguir que todos participen en el programa de formación y animar a los usuarios a experimentar con el nuevo sistema puede reducir el tiempo de adopción y la frustración.
Conclusión:
Si está pensando en implantar un nuevo sistema ERP, es probable que ya haya tenido que lidiar con las deficiencias de su sistema actual. Con una cuidadosa planificación y evaluación, su nuevo sistema merecerá la pena el tiempo y el esfuerzo, y recompensará a su empresa con una mayor productividad y eficiencia.