Cómo hacer que su negocio funcione sin problemas cada día
En cualquier negocio, no se trata de si las cosas van a ir mal, sino de cuándo van a ir mal. A veces las cosas suceden de forma inesperada, como una emergencia familiar que te mantiene alejado de la oficina durante una o dos semanas, mientras que otras veces son la culminación de múltiples cosas más pequeñas que finalmente llegan a un punto crítico.
Sea cual sea la causa, es su responsabilidad como empresario hacer todo lo posible para que su negocio funcione sin problemas cada día. Dedicar tiempo a poner en marcha procesos, procedimientos y controles no solo le permite dedicar más tiempo a su trabajo y menos a apagar incendios, sino que también puede ahorrar dinero y evitar desastres que podrían hacer mella en el resultado final, o incluso hundir su negocio.
Si no está seguro de por dónde empezar, considere algunas de estas ideas para ayudar a que su negocio funcione de forma fluida y eficiente cada día.
Formación cruzada para sus empleados
Imagina que eres un cliente y llamas a una empresa para comentar un problema con tu servicio. Pero la persona con la que debes hablar está de vacaciones y no volverá hasta dentro de 10 días. Pides hablar con otra persona, pero nadie en la empresa puede resolver tu problema, así que te ves obligado a esperar casi dos semanas para recibir ayuda, tiempo durante el cual tu empresa pierde dinero y productividad. Seguramente no estarías muy impresionado, ¿verdad?
Ahora imagina que es a tu empresa a la que llama alguien, y que sólo hay una persona que puede ayudar con ese asunto concreto. Probablemente piense que eso sería desastroso, y tiene razón. Por eso es de vital importancia la formación cruzada de tus empleados, para asegurarte de que todos saben hacer al menos dos trabajos y pueden sustituir a sus compañeros cuando sea necesario. Contratar a los mejores talentos es importante -e importante para un buen funcionamiento-, pero una sola persona no debe ser la única que sepa utilizar un programa informático específico o manejar consultas concretas. Habrá momentos en los que él o ella esté fuera de la oficina, y no siempre puede permitirse esperar.
Mantenga su equipo
Los equipos rotos son una realidad de las empresas, ya sea una copiadora que no funciona o una pieza de maquinaria pesada que se avería. En cualquiera de los casos, esperar a que se reparen los equipos cuesta productividad, además de los costes asociados a la reparación de las máquinas.
La mejor manera de evitar este tiempo de inactividad y los dolores de cabeza que puede causar es mantener adecuadamente su equipo y supervisarlo para detectar problemas. Esto significa seguir los programas de mantenimiento recomendados y, si es necesario, invertir en herramientas especiales para supervisar el equipo. En el caso de la maquinaria pesada, por ejemplo, los servicios de control de vibraciones pueden alertarle de problemas que quizá no note de inmediato, lo que permite abordarlos antes de que causen un problema mayor que impida a su equipo trabajar. La prevención es tan importante como la cura cuando se trata de mantener todo funcionando sin problemas, así que no pase por alto el mantenimiento básico.
Cuide a sus empleados
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas son los empleados que no están comprometidos y, en consecuencia, no son productivos. Cuando los empleados no se sienten apreciados, o cuando su trabajo no contribuye a que la empresa avance hacia un objetivo, la moral disminuye, y es entonces cuando las cosas empiezan a ir mal. El presentismo, por ejemplo, cuando los empleados acuden al trabajo pero no trabajan a pleno rendimiento, puede provocar el incumplimiento de los plazos o la obtención de malos resultados. Los empleados que no se preocupan son más propensos a cometer errores o a esforzarse menos de lo debido, lo que contribuye a que las cosas vayan mal.
Su trabajo consiste en cuidar de sus empleados, para que compartan su compromiso de hacer prosperar la empresa y ayudarla a avanzar hacia sus objetivos. Esto empieza por ofrecer un paquete retributivo justo e incluye un programa significativo de reconocimiento de los empleados, oportunidades de crecimiento y autonomía y confiar en que hagan bien su trabajo.
Delegado
Por último, para mantener la fluidez de las cosas hay que admitir que no se puede hacer todo uno mismo y que se necesita ayuda para hacer las cosas. Las cosas tienden a ir mal en los negocios cuando un líder intenta hacerlo todo él mismo; no sólo es probable que no se cumplan los plazos y se cometan errores, sino que no confiar en sus empleados conduce a una baja moral y a un menor compromiso. Confiar las tareas a personas que tienen el tiempo y las habilidades para manejarlas -y manejarlas bien- garantiza que su empresa seguirá siendo una máquina bien engrasada.
Una vez más, es prácticamente imposible evitar que su empresa sufra algunos baches en el camino, pero cuanto más se prepare para lo inesperado y ponga en marcha planes para evitar que los pequeños problemas se conviertan en grandes, menos probable será que su empresa se tambalee ante la adversidad.