Razones por las que su recepcionista es el VIP de su oficina
Hay una razón por la que los norteamericanos y los británicos dedican un día entero a los recepcionistas cada año (es decir, el Día Nacional del Recepcionista). Es porque son realmente la superestrella de la oficina. La mayoría de los recepcionistas son los mejores de la oficina, ya que contestan meticulosamente al teléfono, programan y confirman las citas, responden a los correos electrónicos, realizan las tareas de desbordamiento, mantienen las cafeteras llenas y mucho más.
La forma en que logran todo esto mientras saludan a todos y cada uno de los visitantes de un negocio no hace más que aumentar su genialidad. Aunque rara vez se les reconoce, su recepcionista es posiblemente la persona más importante de su negocio. Sin él o ella, usted y el resto de su personal se pasarían la mayor parte del día corriendo de un lado a otro como pollos con la cabeza cortada.
He aquí 6 razones por las que su recepcionista es el VIP de su oficina.
1. Los recepcionistas son casi siempre los responsables de la primera impresión
La recepcionista de su oficina suele ser el primer contacto que un cliente tiene con su empresa. Esto es válido tanto para las recepcionistas internas como para las virtuales. Es la primera voz que escuchan al llamar y la primera cara sonriente que ve un cliente cuando entra por la puerta principal. La primera impresión lo es todo.
Es crucial para el éxito de la mayoría de las empresas tener cuidado a la hora de elegir a la persona que va a desempeñar este papel. Su aspecto, su personalidad, su higiene y sus modales determinan la percepción que tendrán los clientes.
2. Son los que mejor resuelven los problemas de la oficina
Los mejores son capaces de realizar 100 tareas a la vez, mientras dedican su tiempo y paciencia a las personas que llaman y llegan con una sonrisa en la cara. Lo cierto es que pocos miembros del equipo tienen la capacidad multitarea de un recepcionista profesional.
Los directivos y otros miembros del equipo suelen confiar en el recepcionista para resolver algunos de los problemas más complejos, como la búsqueda de paquetes perdidos, la organización de grandes reuniones con clientes y personal, y la resolución de problemas con los clientes.
3. Hay pocas cosas que un recepcionista no pueda manejar
Un buen amigo mío, que es un hombre de negocios consolidado, me contó una vez que su recepcionista, muy menuda, cambió la rueda de su coche un día después de darse cuenta de que se había pinchado. Ella se dio cuenta del pinchazo mientras él estaba ocupado en una importante conferencia telefónica, y sabía que tenía que cruzar la ciudad a toda prisa para asistir a una importante reunión en cuanto terminara la llamada.
Al parecer, lo hizo con sus auriculares bluetooth intactos, ¡respondiendo a las llamadas entrantes mientras instalaba su rueda de repuesto! Aunque no animo a que se obligue a los empleados a realizar este tipo de tareas, un buen recepcionista verá los problemas antes de que se produzcan, interactuando con todos los miembros de la oficina, solucionando problemas imposibles y, en general, interfiriendo donde se le necesite a lo largo del día.
4. Son la persona más organizada de la oficina
Cuando se piensa en lo organizadas que son las recepcionistas, abundan los recuerdos de los días anteriores a que la tecnología empezara a sustituir el papeleo. Las recepcionistas de entonces tenían una organización impecable del papeleo en su escritorio y conocían el propósito de cada documento.
Todo esto lo hacían mientras saludaban a los clientes y atendían sus peticiones, respondían a una llamada tras otra y atendían las peticiones de ayuda de sus compañeros de trabajo, todo ello sin sudar. Los recepcionistas son maestros organizadores, aunque la tecnología moderna les permite mantener la mayor parte de su trabajo en la pantalla que tienen delante.
5. Los recepcionistas son maestros comunicadores y negociadores
Los que no sepan comunicarse con claridad y ser tan convincentes como un negociador del FBI no tienen que dedicarse a este trabajo. Las recepcionistas son increíbles oyentes, capaces de extraer a la perfección los detalles más importantes de una conversación y satisfacer cualquier necesidad que se les pida.
Saben leer entre líneas para llegar al fondo de cualquier asunto. El recepcionista de su oficina puede hacer una sola llamada y mover montañas, incluso cuando todos los que lo han intentado antes han fracasado. Lo mejor es que nunca se sabe cuándo un buen recepcionista está sintiendo el calor. Siguen adelante sin importar el tipo de incendios que se produzcan a su alrededor.
6. Su recepcionista es la favorita de la oficina.
Como hace tanto por todos los que le rodean en la oficina, es el más querido por todos. Es el favorito de la oficina y completamente insustituible. El recepcionista conoce íntimamente incluso a los miembros del personal y a los clientes más introvertidos.
Cuando tienen que tomarse algún día de vacaciones, o incluso salir a ver al dentista durante una hora, las cosas en la oficina suelen empezar a estropearse rápidamente. Aun así, en cuanto regresan, todo parece volver a su sitio como si no hubiera pasado nada. El caos se produce cada vez que tu recepcionista no está en el edificio.
Conclusión
Si no estás de acuerdo con alguna de las observaciones anteriores, puede que tengas que considerar la posibilidad de contratar a una nueva recepcionista. Tiene que ser la estrella más brillante de la oficina, capaz de manejar todo lo que se le eche encima. Son el intermediario entre el personal y los clientes, y pueden hacer frente a cualquier desafío (por ejemplo, el fenómeno de la recepcionista que cambia neumáticos de mi amigo).
Si no le has dado las gracias por todo lo que hace últimamente, asegúrate de hacerlo la próxima vez que le veas.