Lo que las pequeñas empresas deben recordar al mudarse a una nueva oficina
El traslado a una nueva oficina puede ser un momento emocionante para una pequeña empresa, pero también puede ser muy estresante. Hay muchos factores a tener en cuenta que ayudarán a que el proceso sea lo más fluido posible, así que antes de empezar el traslado de la oficina, aquí hay tres consejos importantes que hay que recordar.
Asegúrese de que su salud y seguridad están a la altura
Las leyes de salud y seguridad están pensadas para proteger tanto al empresario como al trabajador de posibles peligros en el lugar de trabajo. Al cambiar de oficina, los empresarios deben asegurarse de que su nueva ubicación cumple (y supera) las normas básicas de salud y seguridad.
No garantizar la seguridad de sus empleados durante el traslado de una oficina puede dar lugar a graves peligros que pueden perjudicar a su oficina y a su empresa en general. Para evitar cualquiera de estas situaciones, hay que llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los riesgos en el lugar de trabajo. Los propietarios de las empresas deben inspeccionar a fondo su nueva ubicación para ver si es necesario adoptar alguna medida de seguridad adicional, desde la colocación correcta de los extintores hasta asegurarse de que las cajas pesadas se mantienen alejadas de los pasillos comunes.
Un aspecto a menudo olvidado de la seguridad contra incendios en las oficinas son las alarmas térmicas de las cocinas. Señalan que estas alarmas «controlan un aumento pronunciado de la temperatura en lugar de humo», lo que es especialmente importante si hay una tostadora en la cocina de tu oficina, un aparato que es una de las causas más comunes de que se activen las alarmas de incendio en la oficina.
Garantizar la protección de los datos de los empleados
De acuerdo con las leyes de protección de datos, los empresarios están obligados a proteger la información de sus empleados, pero esto se hace más difícil en caso de traslado de la oficina. Transportar datos no es tan sencillo como trasladar muebles y equipos de un lugar a otro. Perder una silla o un ordenador puede ser una molestia; perder datos puede ser un delito.
Incluso en un mundo cada vez más sin papeles, todas las empresas seguirán teniendo armarios llenos de documentación, con datos sensibles sobre empleados y clientes. Los empresarios deben asegurarse de que los archivos se almacenan de forma segura. Los propietarios de pequeñas empresas también deben ser conscientes de las nuevas leyes de protección de datos, que entrarán en vigor el año que viene.
En la era de la tecnología, no solo hay que preocuparse por los datos físicos; la información almacenada en la nube o en los discos duros es igual de importante. Antes de mudarte, asegúrate de que tu nueva oficina tiene una conexión wifi segura, o de que se ha instalado una a tiempo para tu llegada, para minimizar el riesgo de hackeo. También deberías asegurarte de que los empleados hacen que sus contraseñas sean lo más difíciles de adivinar posible, y animarles a cambiarlas una vez cada nueve meses aproximadamente. Los profesionales han observado que cambiar las contraseñas con más regularidad que eso hace que, bajo presión, la gente cree contraseñas menos seguras.
Informe a los clientes de su próxima mudanza con antelación
Cualquier empresa dejaría de existir si perdiera a sus clientes y consumidores, y aunque el traslado de una pequeña empresa siempre va a suponer costes, no informar a los clientes de su mudanza no hará sino aumentar la carga financiera.
Hay que avisar a los clientes con suficiente antelación para que puedan prepararse, sobre todo si las visitas a tus instalaciones son fundamentales para su negocio. De este modo, te asegurarás de no quedarte con clientes enfadados; ambas partes implicadas deben estar en sintonía para que tus clientes no esperen tu máxima aportación cuando no estás en condiciones de proporcionarla.
Al cambiar de oficina, las pequeñas empresas deben acordarse de notificar a los proveedores y empresas de servicios públicos que su negocio utiliza regularmente. Los empresarios también deben acordarse de actualizar su sitio web, así como cualquier listado o directorio en línea para asegurarse de que sus datos de contacto están actualizados. Los bancos exigirán que se les notifique con antelación para garantizar que se actualicen los cambios, como la dirección de los cheques de la empresa.
El cambio de oficina también puede ser difícil para los empleados, sobre todo en lo que respecta a sus desplazamientos, ya sea en transporte público o en plazas de aparcamiento. Los empleados deben ser informados de cada paso del proceso de mudanza para asegurarse de que están bien preparados para el cambio y pueden transmitir su actitud tranquila a los clientes.