Formas de prevenir el fraude en los pagos y gastos dentro de su organización
Todas y cada una de las entidades comerciales, desde una pequeña empresa individual hasta un conglomerado multinacional a gran escala, son vulnerables a algún tipo de fraude en pagos o gastos. Las estadísticas de fraude con tarjetas de débito y crédito son realmente alarmantes. La dependencia de las transacciones, los pagos y las compras por Internet ha aumentado constantemente. Así, los defraudadores y estafadores tienen cada vez más oportunidades de robar y malversar enormes sumas.
La mayoría de las grandes empresas cuentan con sistemas de seguridad de alta tecnología para frenar estas actividades financieras fraudulentas en sus organizaciones. Las empresas más pequeñas, sin embargo, no tienen ni los fondos ni los empleados suficientemente cualificados para establecer y manejar tales sistemas. Por ello, tienen que estar mucho más atentas y preparadas para hacer frente al fraude, si se produce.
He aquí cuatro cosas que las pequeñas empresas pueden hacer para prevenir eficazmente el fraude en los pagos y los gastos:
1. Utilizar aplicaciones para la prevención del fraude en las transacciones en línea
El principal problema de las transacciones en línea es que varias personas/partes desconocidas y no autorizadas pueden acceder a datos sensibles relacionados con sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Esta es la principal oportunidad de los defraudadores. Por ello, hay que tomar precauciones en forma de banca y pagos en línea seguros.
Estas aplicaciones le ayudan a crear automáticamente facturas y a enviarlas directamente a los clientes, a generar facturas periódicas y nóminas, y a facilitar los pagos y recibos. También le ayudan a coordinar entre varios métodos de pago, así como a garantizar la confidencialidad de sus datos sensibles. Son seguras, no dan problemas, ahorran su valioso tiempo y mejoran su eficiencia funcional.
Toda organización, independientemente de su tamaño, debería contar con prácticas y políticas de prevención del fraude rigurosas y exhaustivas. En muchos casos, el fraude se produce internamente en las organizaciones. Incluso las estadísticas globales en esta categoría de fraude son impactantes.
Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), que publica periódicamente una serie de informes y estadísticas sobre el fraude, el 5% de los ingresos anuales de las organizaciones se pierden en todo el mundo por el fraude de los empleados. Y este informe sólo tiene en cuenta los casos que realmente se denuncian.
2. Construir relaciones con los empleados
Normalmente, la comprobación exhaustiva de los antecedentes es una parte importante del proceso de contratación. Si bien es un paso eficaz para evitar que personas con antecedentes penales entren en su organización, su precaución no debe terminar una vez que se contrata a un empleado, como es la práctica habitual.
La dirección debe interactuar constantemente con los empleados para conocerlos mejor y vigilarlos de cerca. Hay que tomar nota de cualquier cambio en las actitudes, el comportamiento y los patrones de comunicación. Cualquier signo de frustración o decepción con el trabajo, los compañeros o el jefe, debería alertarle y ser tratado con tacto. El adagio «más vale prevenir que curar» se cumple al cien por cien en este contexto.
3. Formar a los empleados para que detecten y denuncien el fraude
Todos los empleados de su organización deben recibir formación para reconocer los signos de fraude y para informar de cualquier actividad sospechosa al departamento o persona correspondiente. Se pueden dar incentivos a los empleados que ayuden a prevenir cualquier pérdida debida a fraudes y estafas. Ni siquiera la tecnología más avanzada de control del fraude puede eliminar la necesidad de la vigilancia humana.
También hay que informar a los empleados de las medidas de control y prevención del fraude, así como de las medidas punitivas adoptadas por la organización, ya que eso podría actuar como un inhibidor de posibles delincuentes. Además, los autores del fraude deben ser tratados con severidad, para que los demás empleados se den cuenta de que usted se toma el fraude muy en serio y sus acciones actúan como elemento disuasorio para ellos.
Los tipos de fraude más comunes dentro de las organizaciones son la apropiación indebida de activos, la corrupción y el fraude en los estados financieros. Entre ellos, la apropiación indebida de activos es el más denunciado, representando el 91% de todos los casos de fraude, según la ACFE.
4. Tratar el fraude en los gastos
El fraude en los gastos, que a menudo se incluye en la categoría de malversación de activos, es uno de los que supone un mayor reto para cualquier organización. Los empleados se aprovechan indebidamente de las políticas de reembolso de gastos de su organización, tanto incurriendo en gastos indebidos como cotizando mal/falsificando sus gastos.
La mejor manera de prevenir el fraude en los gastos es contar con políticas de reembolso estrictas que definan un límite claro para las distintas partidas de gastos de forma individual y estipulen claramente las autorizaciones necesarias para cualquier gasto que supere el límite. Deben establecerse límites para los distintos niveles. Por ejemplo, el personal de nivel inferior debe viajar en clase económica y alojarse en hoteles de 3 estrellas durante sus desplazamientos. Se pueden imponer restricciones similares a los gastos de comida y al transporte público (taxis).
Las políticas deben incluir demarcaciones claras sobre lo que se consideraría gastos oficiales y lo que entraría en la categoría de gastos personales de los empleados.
Todos y cada uno de los informes de gastos deben ser debidamente examinados antes de su aprobación. Debe realizarse una evaluación exhaustiva de cada partida de gastos con su correspondiente recibo. El responsable del reembolso de gastos debe buscar diversas formas de inflar o falsificar los gastos de viaje. Los gastos actuales también deben compararse con los datos de gastos anteriores para comprobar su credibilidad.
Conclusión:
Lo ideal es que toda organización establezca una tendencia a lo largo de los años en diversas partidas de gastos, y que se estudie seriamente cualquier desviación de la misma. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos de prevención, se producen fraudes en las organizaciones. En estos casos, las organizaciones no deben dudar en tomar las medidas más severas contra los autores, incluyendo procedimientos legales.