Cosas que una recepcionista virtual puede hacer por su empresa
Una recepcionista virtual no es una voz computarizada que responde a sus llamadas desde un servidor al otro lado del mundo. Los empleados virtuales son personas reales. Lo que ocurre es que tienen la libertad de trabajar desde cualquier lugar que deseen, a la vez que ayudan a atenderle a usted y a sus clientes las 24 horas del día.
La recepción virtual es una gran opción a tener en cuenta cuando se desea establecer una sede virtual en una ubicación física, pero no se necesita una recepcionista in situ, o se requiere una respuesta de llamadas personalizada, como servicios fuera de horario o a la carta, para hacer frente a aumentos repentinos del volumen de llamadas. Lo mejor de todo es que las llamadas nunca se envían al buzón de voz, lo que garantiza la supervivencia de su empresa a largo plazo.
Echemos un vistazo a lo que una recepcionista virtual puede ofrecer a su empresa.
1. Ninguna llamada queda sin respuesta
Las llamadas perdidas, el envío de clientes al buzón de voz y las llamadas fuera de horario que no se responden suponen una pérdida de clientes para la empresa. Una recepción virtual dedicada o a tiempo parcial puede ayudar a evitar estos y otros problemas relacionados con las llamadas perdidas. Incluso si sólo intervienen cuando la recepción de su oficina necesita un descanso para tomar café, un tiempo de vacaciones o está demasiado ocupada para atender cada llamada entrante.
2. Eliminar los problemas de servicio
Piense en lo que ocurre cuando su recepcionista se pone enfermo o renuncia en busca de pastos más verdes. Si ha adivinado que su servicio se verá afectado, ¡ha acertado! Una recepcionista de calidad requiere tiempo para encontrarla y formarla para que maneje las llamadas únicas que llegan a su negocio. Una recepcionista virtual tiene la libertad de atender todas las llamadas entrantes, o las ocasionales, cuando usted está corto de personal o no hay nadie disponible para contestar el teléfono.
3. Aumentar la marca y la retención
Esto se aplica exclusivamente a los empresarios y a los equipos de las pequeñas empresas. Es una realidad que cuantas más llamadas entran en un negocio, mejor le va a ese negocio. Por otro lado, una o unas pocas personas sólo pueden atender un número determinado de llamadas antes de verse abrumadas. Cuando un cliente o un posible cliente llama y no obtiene respuesta, se produce un caos en su extremo y el timbre interminable y/o el paso al buzón de voz sólo sirven para alejar a las personas que llaman de su negocio.
4. Mejora de la gestión del tiempo para todos
Ampliando el último punto, es un hecho que un empresario en solitario o un equipo pequeño que pasa cada minuto respondiendo a las llamadas está sometido a un estrés constante. Esto no sólo es malo para la salud, sino que, con el tiempo, ese descontento se reflejará en las interacciones con las personas que llaman. Contar con una recepcionista virtual cuando los niveles de estrés son abrumadores le permite a usted y a su personal respirar más profundamente y dedicar más tiempo a satisfacer cada llamada telefónica. Además de completar otras tareas esenciales de su lista de tareas pendientes por usted.
5. Aumento de la imagen profesional
Me atrevería a afirmar que los clientes le considerarán con un nivel de respeto mucho mayor cuando una recepcionista responda a todas las llamadas telefónicas de su empresa. Incluso cuando llaman por alguien en concreto, el hecho de que una recepcionista dedicada responda a su llamada valida que usted se toma su negocio en serio, y que probablemente está demasiado ocupado haciendo felices a todos sus clientes como para responder a todas las llamadas que entran.
Una recepcionista virtual puede hacer que los clientes se sientan escuchados y apreciados, a la vez que ofrece la garantía de que les devolverá la llamada lo antes posible cuando no esté disponible.
6. Disminución de los costes de explotación
Una recepcionista virtual dedicada es la solución perfecta para una empresa nueva o pequeña que intenta escatimar y ahorrar cada dólar que pueda. Considere el coste de un recepcionista a tiempo completo en la empresa: aproximadamente 70.000 dólares al año en el extremo inferior después de sumar todos los costes. Además, también se necesita una oficina para que aparque su puesto, lo que añade más costes si se prefiere dirigir la empresa en un entorno virtual. Un recepcionista virtual es mucho más barato de mantener, con la ventaja añadida de que puede trabajar a tiempo parcial o completo, o incluso bajo demanda, según sea necesario.
7. Pueden hacer algo más que contestar al teléfono
Las recepcionistas virtuales también pueden realizar llamadas salientes para hacer un seguimiento de los clientes, ofrecer productos adicionales, así como concertar y confirmar citas con sus clientes. La flexibilidad que una recepcionista virtual puede ofrecer a la empresa es inestimable para ahorrar tiempo a su negocio, al tiempo que mantiene un nivel insuperable de profesionalidad para ayudar a los clientes lo mejor posible. Compárelo con un servicio de atención de llamadas tradicional que sólo responde a las llamadas, toma los mensajes y/o le reenvía las llamadas entrantes.
8. Habilidades y capacidades intersectoriales y demográficas
El problema de la contratación de talento en un entorno no virtual es que a menudo se encontrará limitado por el talento disponible en su área inmediata. Esto puede crear una gran desconexión entre la recepción y los tipos de clientes que te llaman, si el recepcionista no está familiarizado con la industria o el grupo demográfico que hace la llamada.
Piense en una oportunidad de expansión a otro país y en las diferencias lingüísticas y culturales que pueden dificultar las operaciones. Una recepcionista virtual trabaja en todos los rincones del planeta y puede ayudar a facilitar cualquier transición que su empresa necesite hacer.
Conclusión:
La contratación de una recepcionista virtual cambiará las reglas del juego para la mayoría de los que leen esto hoy. No hay duda de que ofrecen una flexibilidad ilimitada en cuanto a cómo y cuándo responden a sus llamadas, una recepcionista virtual puede ser empleada en cualquier negocio, en cualquier industria y en cualquier zona horaria.
Teniendo en cuenta el ahorro de costes, la mejora de la gestión del tiempo y la mejora general del servicio que puede ofrecer un empleado virtual, ¿está preparado para dar el paso?