Cambios en la productividad: consejos para reducir la velocidad en el trabajo y obtener mejores resultados
La productividad es una de esas cosas que todo el mundo en los negocios necesita dominar. Y hay un montón de habilidades entrelazadas que se utilizan constantemente para mantener y aumentar la rapidez y la eficiencia con la que hacemos nuestro trabajo.
Uno de los métodos menos utilizados en esta época de ajetreo digital es el antiguo arte de reducir la velocidad. Permitirse un pequeño respiro para poder aprovechar mejor el momento y prepararse mejor para lo que pueda deparar el futuro.
Puede que no te apetezca pararte a centrarte en medio de la carretera como la señora de abajo, pero es importante que te des cuenta de que está bien -de hecho, es esencial- para tu tranquilidad y tu capacidad de gestionar el estrés de tener docenas de cosas que hacer mientras estás en el trabajo.
Siga leyendo para aprender a ralentizar las cosas en medio del caos y acabar haciendo más cosas en su lista de tareas pendientes cada día.
1. Abrazar 1-3-5
En un día cualquiera, sólo somos capaces de realizar una tarea grande, tres tareas de tamaño medio y cinco tareas más pequeñas. Las tareas medianas y pequeñas pueden acabar siendo cosas aleatorias, como un cliente que llama para quejarse y exige hablar contigo personalmente, o un acuerdo o proyecto de última hora que requiere tu atención inmediata.
Sé que muchos de ustedes probablemente se están riendo de esto, pero si se analizan las cosas con honestidad, es cierto.
La regla 1-3-5 es un verdadero salvavidas cuando la adoptas plenamente. Darse cuenta de que sólo hay un número determinado de horas en el día puede liberarte. También te ayudará a priorizar lo que es realmente más importante para tu trabajo y tu vida personal.
Pregúntate: «¿Cuáles de estas tareas grandes, medianas y pequeñas me harán avanzar en la dirección correcta hoy, esta semana, este mes?». Incluya esas cosas en su agenda diaria, y mantenga siempre el foco en las que haya considerado más importantes para conseguir la máxima productividad.
2. Establezca primero los plazos de las tareas
Esto puede parecer muy poco intuitivo, pero tened paciencia. Mira tus tareas diarias y semanales. Establece las prioridades, por orden de importancia, de lo que hay que hacer primero. A continuación, examina esas tareas y asigna a cada una de ellas un plazo razonable para su realización (y la de tu equipo, en su caso). Redondea el mejor plazo estimado para tener un margen de maniobra cómodo.
Esto le permitirá reducir la velocidad porque ha establecido un plazo razonable y factible para la realización de cada tarea. Por lo tanto, cuando tu mente empiece a correr a mil por hora, todo lo que tienes que hacer es mirar el calendario para recordarte que no necesitas apresurarte y estresarte por lo que viene después. Céntrate en cada tarea, disfruta de menos errores que deban corregirse a posteriori y pasa a la siguiente.
3. Posponer la edición hasta más tarde
Cualquier tipo de contenido que pongas ahí fuera necesita ser editado (al menos) tres veces antes de que pueda ser considerado para su distribución a las masas, o a un cliente importante si es parte de tu negocio. Acostúmbrate a terminar los proyectos que necesitan ser revisados y editados. La edición debe hacerse con ojos frescos, y nuestros ojos no están frescos justo después de haber invertido una gran cantidad de tiempo en algo.
Un hábito aún peor es editar mientras escribes o mientras grabas un vídeo. Te darás cuenta de algunos errores que es mejor corregir en el momento por si te olvidas de un detalle importante más tarde. Sin embargo, en la mayoría de los casos, es mejor seguir la idea de la que se parte en estas tareas y no quedarse atrapado en las minucias (es decir, cosas como la gramática y la puntuación cuando se escribe una entrada de blog o un correo electrónico).
Por supuesto, esto no se aplica a todo lo que haces, porque no todo requiere edición. Por no hablar de que puede tener la costumbre de contratar a subcontratistas o tener a alguien en plantilla para editar cosas como los artículos del blog, los materiales promocionales o los vídeos. Eso está bien, esto es para aquellos que producen contenidos que necesitan ser editados antes de su distribución.
4. Planifique cómo va a hacer frente a las interrupciones
Las interrupciones son interrupciones porque nos sentimos interrumpidos cuando ocurren. A ver si eres capaz de decir eso cinco veces rápido y luego pasas a leer cómo afrontarlas mejor. Alexander Graham Bell solía decir: «Antes que nada, la preparación es la clave del éxito». Sabiendo todo lo que hemos aprendido en la vida y en los negocios, ¿cómo puede alguien discutir esa afirmación?
Aumentar la productividad aplicando las habilidades de preparación a las interrupciones diarias es fácil:
- Comprende que, a pesar de todo lo que estés haciendo, la gente te va a interrumpir mientras lo haces.
- Asigne una cierta cantidad de «tiempo de interrupción» cada día, para que no afecten a sus objetivos de finalización del día.
- Cuando te interrumpan, salvo en los casos más graves, como un cliente que necesita toda tu atención, deja claro que sólo tienes cinco minutos o menos para esa persona.
Reconocer que las interrupciones se producirán te permite sentirte menos agotado cuando ocurren. Si se fija la hora de la interrupción con antelación, ésta se convierte en un acontecimiento planificado (es decir, no en una interrupción) y no en una molestia que induzca al pánico y provoque errores. Además, si estableces una fecha límite para la persona o personas que te interrumpan, será menos probable que alarguen las cosas porque has establecido un límite cuando has acordado dejar de trabajar. Obviamente, la productividad aumentará y se reducirán los errores cometidos.
Con los pocos consejos enumerados anteriormente, podría reducir fácilmente el estrés de su día en al menos un 25 por ciento, a la vez que cometería menos errores graves y catastróficos que pueden perjudicar sus resultados y provocar un caos más frenético en el trabajo.
Ralentizar la marcha aumenta la productividad general, mientras que se cometen menos errores, lo que permite disponer de más tiempo de inactividad para reagruparse y mantenerse centrado.