Elementos esenciales para un plan de proyecto perfecto
Hay un viejo refrán que probablemente se ha pronunciado millones de veces a lo largo de los tiempos, en múltiples idiomas y escenarios. «No planificar, planificar para fracasar». El significado y el impacto de esta ideología, aceptada desde hace tiempo, es importante en la vida y quizás aún más en los negocios. Después de todo, es posible ir dando tumbos por la vida (aunque no sea muy práctico).
Sin embargo, pocas empresas u organizaciones pueden simplemente tener suerte y clavar un proyecto importante como un lanzamiento, una recaudación de fondos o una campaña de marketing sin un plan legítimo en cualquier sector de la empresa. Edison fue meticuloso en su planificación y en sus fracasos al crear la primera bombilla original y exitosa.
Veamos algunos aspectos importantes.
1. Identificar la importancia del proyecto
Averigua exactamente cómo el proyecto en el que estás trabajando llevará a la empresa a un mayor éxito, incluido el crecimiento. Si el proyecto no satisface una necesidad u objetivo específico (o inmediato), quizá haya que frenarlo o, al menos, dejarlo en segundo plano por ahora en favor de proyectos más urgentes.
2. ¿Qué resultado final aportará el proyecto a la organización?
Es importante reunir a todos los miembros del equipo que trabajan en el proyecto para determinar cada paso que hay que dar para alcanzar el objetivo final. Identifique todas las características y beneficios que el proyecto propuesto debe ofrecer a la organización y/o al cliente.
3. Crear una declaración de alcance para asegurar que todos están en la misma página
Una declaración de alcance básicamente finaliza los detalles del proyecto y garantiza que todo el mundo está trabajando hacia el mismo objetivo. El uso de una declaración de alcance asegura que la falta de comunicación se reduzca al mínimo.
4. Fijar los plazos
Los plazos firmes son la clave para ejecutar cualquier proyecto con éxito. Por eso los dentistas y médicos de la mayoría de los países cobran una cuota si se intenta cancelar una cita en el último momento. El tiempo es dinero y los hitos con plazos definidos garantizan que nadie flojee o retrase el proyecto.
5. Los diagramas de Gantt siguen siendo el estándar de gestión de proyectos
El legado de Henry Gantt sigue vigente más de cien años después de su muerte. La importancia de trazar cada tarea, incluyendo el orden de importancia, los plazos de las tareas y cómo cada tarea se relaciona con la finalización exitosa de la otra y el cumplimiento del objetivo final deseado.
6. Busque los obstáculos y los peligros
Los mejores gestores de proyectos planifican los contratiempos, los peligros y los obstáculos conocidos que pueden afectar a diversos proyectos. No sólo hay que identificar todos los que se puedan antes del lanzamiento, sino también documentarlos para su uso futuro. Todo el equipo debe participar en una sesión de brainstorming para determinar todos los posibles obstáculos y/o contratiempos que pueden derivarse del proyecto y sus diversas etapas.
7. ¿Quién hace qué?
No cabe duda de que las cosas pueden cambiar a medida que se ejecuta el proyecto. Sin embargo, los mejores candidatos para cada tarea deben ser asignados a las áreas en las que son más fuertes. Empezar con el mejor pie posible hará que el equipo empiece con buen pie. Si los puntos débiles empiezan a aparecer, puedes hacer cambios fácilmente o estar preparado para intervenir y ofrecer tutoría cuando sea necesario.
8. Asignar un «coste» a cada actividad
Todo, desde el principio hasta el final del proyecto, tendrá un coste asociado. Calcule el coste asociado a la mano de obra, los suministros y otras partidas presupuestarias que el proyecto consumirá. En esta fase, usted y su equipo de contabilidad y otras partes interesadas pueden decidir que el proyecto no merece la pena por su coste final.
9. Abordar todos los problemas de garantía de calidad
Si no se dispone de un plan de garantía de calidad, no hay forma de determinar qué hace que un proyecto sea un éxito o un fracaso. Tanto si se trata de crear un equipo, un plan de marketing, un producto físico o de completar un servicio, todos los proyectos deben ajustarse a un determinado estándar para ser considerados un éxito.
10. ¿Cómo/cuándo debe tener lugar la comunicación?
Para cumplir los plazos de las tareas y asegurarse de que todo el mundo se mantiene en el buen camino y en la línea de meta, todo el mundo tiene que saber cuándo se espera que se comunique con otros miembros del equipo y con sus superiores o subordinados. También deben saber cuándo es apropiado comunicarse, por ejemplo, cuando se requieren aprobaciones o si necesitan ayuda con determinados elementos del proyecto.