Preguntas que hay que tener en cuenta al trasladar la oficina
Tomar la decisión de trasladar la oficina es una decisión importante que indica que su empresa va a hacer cosas más grandes y mejores. Sin embargo, aunque sea demasiado fácil dejarse llevar por la emoción de la decisión y celebrar todo el éxito que conlleva, no hay que pasar por alto los detalles administrativos de la mudanza.
Antes de dar el paso de contratar un nuevo espacio de oficina para alquilar, hay muchas cosas en las que pensar.
Desde cómo va a acomodar a sus empleados hasta cómo va a trasladar sus muebles, servidores y otras pertenencias a las nuevas instalaciones, siga leyendo para descubrir una lista de preguntas que debe tener en cuenta al preparar el traslado de su empresa.
¿Qué quiere de un nuevo espacio de oficina?
No hay dos espacios de oficina iguales, y aunque su prioridad sea probablemente un espacio de trabajo más grande, hay muchas maneras diferentes de abordar la búsqueda de locales más grandes. Como mínimo, la ley exige que el personal disponga de entre 75 y 95 pies cuadrados de espacio por persona. Utilizando una calculadora de espacio de oficina en línea puedes determinar el tamaño exacto que necesitarás.
Una vez hecho esto, debes asegurarte de que las zonas de descanso y la cocina tienen un tamaño suficiente para acomodar a tus empleados. Además, merece la pena contemplar si tu oficina tendrá suficientes plazas de aparcamiento para coches o bicicletas para el personal, así como conexiones de transporte adecuadas.
Más allá del espacio, lo que obtendrá por su dinero es otro factor crítico a tener en cuenta. La mayoría de los contratos de alquiler de oficinas implican que tendrá que pagar por el mobiliario y el diseño adicionales, además de tener que gestionar usted mismo todas las facturas y tarifas. Sin embargo, las estadísticas de Savills muestran que en el último año ha aumentado un 157% el número de empresas que optan por alquilar oficinas con servicios. Se trata de espacios de trabajo totalmente amueblados que ofrecen contratos renovables que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa y proporcionan servicios y uso de Internet como parte del coste del alquiler.
¿Cuánto le costará la mudanza a su empresa?
El presupuesto puede ser la parte más difícil de la mudanza de la oficina. Dado que hay que tener en cuenta dos espacios -uno que hay que cerrar y otro que hay que montar-, es primordial evitar los costes ocultos de ambos. El coste de la mudanza de su antigua oficina incluirá el pago de la redecoración y la reparación de cualquier daño estético causado a las instalaciones, así como la cobertura de los posibles costes de la mudanza, que veremos en la siguiente sección.
Cuando se trata de su nueva oficina, tendrá que gastar en el acondicionamiento del espacio, lo que significa no sólo la compra de nuevos muebles, telecomunicaciones y almacenamiento, sino también su instalación. También tendrás que contratar un seguro de contenido para cubrir tu nueva oficina y el nuevo equipamiento.
Un gasto un poco menos costoso, pero que fácilmente se pasa por alto, es la papelería: no olvide invertir en nuevos membretes y tarjetas de visita, sobre todo si su número de teléfono va a cambiar junto con su dirección. Esta no debería ser la única forma de mantener a sus clientes informados: enviarles un correo electrónico con antelación con sus nuevos datos es crucial, especialmente si va a estar fuera de servicio durante un par de días mientras se produce la mudanza.
¿Cómo va a realizar la mudanza?
Si quiere mantener su presupuesto bajo, nada le impide realizar la mudanza de la oficina usted mismo. Ya sea alquilando una furgoneta o haciendo que sus empleados lleven ellos mismos sus pertenencias a su nueva oficina, esto puede reducir fácilmente los costes. Sin embargo, tendrá que tomar más precauciones para evitar que se produzcan daños en su equipo y asegurarse de que su personal levanta los objetos pesados de la forma correcta para evitar lesiones.
Sin embargo, lo ideal es que se asegure de que una parte de su presupuesto de mudanza incluya el coste de una empresa de mudanzas de oficinas. Los profesionales de la mudanza no sólo harán todo el trabajo pesado, sino que le ofrecerán sus servicios cuando se trate de la gestión del proyecto de su mudanza. Esto le devolverá valiosas horas de trabajo que, de otro modo, perdería en la planificación de la mudanza. Un número cada vez mayor de empresas de mudanzas de oficinas también le comprará los muebles que no desee y los descontará del coste de la mudanza.