Cómo conseguir un patrocinador para su evento
Contar con un patrocinador en su evento puede reportar numerosos beneficios. En primer lugar, una de las mayores preguntas que se hará al planificar un evento es cómo lo financiará. Los patrocinadores hacen posible que los eventos se financien a cambio de la visibilidad y el conocimiento de la marca.
Si no dispone de un gran presupuesto para marketing -y la mayoría de las empresas no lo tienen-, los patrocinios son una forma estupenda de hacer posible algo imposible. A continuación te explicamos cómo puedes conseguir un patrocinador para tu evento:
Hacer una lista de activos
Una de las preguntas más importantes a las que debe responder es: ¿cómo puede beneficiarse el patrocinador de este evento? Por ello, es importante que identifique cada uno de sus activos desde el principio.
Recorra el recinto y elabore una lista de lugares en los que el logotipo y la marca del patrocinador sean fácilmente reconocibles. Busque áreas potenciales en las que un patrocinador pueda colocar sus banderas personalizadas, pancartas, stands, etc. Tenga en cuenta que tal vez quiera reservar lugares especiales para el patrocinador, como una zona lo suficientemente grande como para repartir muestras, montar grandes carpas o crear una zona de backstage/VIP.
Diseñe su evento pensando en los patrocinadores
Cuanto antes empiece a pensar en sus patrocinadores ideales, mejor podrá planificar su evento. Por ejemplo, si quieres que tu patrocinador sea una empresa vinícola, crea un espacio con el mobiliario y los motivos que más les atraigan.
Para ayudarte a entender mejor lo que buscan, ayuda echar un vistazo a los eventos anteriores que la empresa ha patrocinado y buscar similitudes.
Crear una lista de patrocinadores
Una vez que hayas identificado claramente las áreas clave que puedes vender, es el momento de empezar a construir la lista inicial de posibles patrocinadores. Para gestionar tu lista de forma eficaz, lo mejor es utilizar un documento colaborativo como Google Sheets. Organiza todos tus posibles patrocinadores en una hoja con columnas que incluyan al responsable de la toma de decisiones (puede que te lleve algún tiempo localizar el mejor punto de contacto para los patrocinios en una empresa), las fechas de cuándo se estableció el contacto y cuándo recibiste una respuesta, las citas, el sitio web y cualquier otro detalle que sea importante para ti.
Redactar una propuesta
Una vez que haya identificado sus activos e impresiones, puede empezar a redactar una propuesta anticipada a sus posibles patrocinadores. El correo electrónico de tu propuesta no debe ser demasiado extenso; toda la información que la empresa necesita debe estar claramente expuesta, y la empresa tendrá la opción de concertar una reunión para discutir más detalles si es necesario.
Describa las diversas oportunidades de marketing que tendrán, así como el tema y el mercado objetivo general. Su posible patrocinador se preocupará especialmente por el tipo de personas que asistirán al evento, por lo que es importante que se centre en proporcionar una sinopsis precisa y basada en datos. También es importante que su propuesta destaque. Si envías la misma carta a todas las empresas, se darán cuenta de su carácter genérico y no querrán trabajar contigo.
Ofrecer una solución de mínimo riesgo
Si se trata de una empresa relativamente nueva, es posible que una marca no quiera apostar por un patrocinio. Esto se debe a que no hay suficiente validación en el mercado para que confíen en que no van a gastar miles de dólares en un evento que no les da resultados. Sin embargo, puedes endulzar el trato ofreciendo una solución de riesgo mínimo, en la que los patrocinadores puedan pagar una cantidad menor para probar las aguas con tu marca. Una vez que comprendan el valor total y estén satisfechos con la participación y los resultados, puedes trabajar con ellos a mayor escala en el futuro.
Haz los deberes
Debe investigar cuidadosamente cada empresa a la que se dirija. ¿Cuáles son las noticias actuales de esa empresa en particular? ¿Van a lanzar pronto nuevos productos? ¿Acaban de anunciar una fusión? ¿Están recibiendo mala publicidad? No importa cuáles sean las noticias, debes hacer tus deberes. Esto demuestra que has invertido en la empresa y que puedes crear soluciones estratégicas teniendo en cuenta esos acontecimientos recientes.
Construir una relación a largo plazo
Una vez que hayas conseguido una reunión y el patrocinador se haya comprometido a trabajar contigo, es fundamental que demuestres que eres una marca digna de asociarse contigo. Incluso si la fecha del evento es un año más tarde, las actualizaciones y la comunicación constantes ayudan a cultivar una relación a largo plazo incluso antes de que comience la campaña.
Para ello, cree una lista de control una vez que se haya cerrado el trato. La lista de comprobación le ayudará a asegurarse de que, a lo largo de las fases de planificación, es capaz de mantener todas las promesas que se han hecho. También debes ser lo más generoso posible; si puedes ir más allá, ¿por qué no mejorar sus servicios? Y, por último, a todas las empresas les gustan los datos, por lo que es importante que comparta los datos del evento con sus patrocinadores, lo que les proporcionará una valiosa información que apreciarán.