Trasladar su empresa correctamente: cómo trasladar su oficina sin problemas
Tras meses de búsqueda escrupulosa de su nueva oficina, por fin ha conseguido el lugar de trabajo de sus sueños. Un nuevo capítulo en la vida de su empresa está a punto de comenzar, y usted y sus empleados están sin duda más que emocionados.
Ahora que ha explorado su nuevo lugar de trabajo, su atención debe centrarse en la mudanza. Los estudios demuestran que tres cuartas partes de las pequeñas y medianas empresas temen lo estresante que puede ser un traslado de oficina, por lo que también estás en buena compañía si te preocupa el traslado.
Pero no tema, nuestra guía de mudanzas le dará los consejos que necesita para trasladarse sin ningún contratiempo.
Haz un plan y cúmplelo
Como dice el viejo adagio: «Si no te preparas, te preparas para fracasar». Esto es especialmente cierto cuando se trata de un traslado de oficina. Teniendo en cuenta todo el proceso, desde la búsqueda de un inmueble adecuado y el acuerdo de las condiciones de arrendamiento, hasta la finalización del acondicionamiento y la mudanza, el traslado suele durar un año entero. La falta de preparación puede afectar gravemente a las operaciones de su empresa, por lo que la planificación previa es absolutamente imprescindible para gestionar eficazmente todas las etapas.
Para formular un plan, cree un calendario que tenga en cuenta cada una de las etapas clave del traslado de la oficina, como las fechas de finalización del contrato de arrendamiento y de finalización, y asigne un líder y un equipo de planificación para el proceso. Como parte de la planificación, es aconsejable recopilar toda la información posible sobre las nuevas instalaciones. Es posible que haya problemas existentes que deba resolver antes de la mudanza, como la falta de almacenamiento o las paredes que necesitan ser pintadas.
Estas tareas le consumirán el tiempo, por lo que es fundamental que las reserve con suficiente antelación. También querrá organizar los planos de los asientos y el nuevo equipo antes de la mudanza. Por supuesto, incluso los planes mejor trazados pueden quedarse en el camino, pero tener un esquema general de lo que hay que hacer sólo puede ser beneficioso en el proceso de traslado.
Traiga a los expertos para trasladar las posesiones de la oficina
Si tiene que trasladar una cantidad considerable de equipos, habrá un gran número de artículos que podrían dañarse durante el transporte. Las empresas de mudanzas profesionales pueden casi garantizar que no se destruyan sus bienes, gracias a su experiencia y conocimientos.
Sin embargo, si su mudanza de oficina es de menor envergadura, quizá sea mejor que se encargue usted solo de la mudanza. Pero si cree que necesita la ayuda de profesionales, hay varias razones más para contratar a una empresa de mudanzas que harán que merezca la pena hacerlo.
Informe a los clientes de que se va a mudar
Cuando la fecha de la mudanza esté finalmente fijada en piedra, es esencial que se lo hagas saber a los clientes. El día en sí y el período de tiempo que lo rodea pueden ser muy perturbadores para tus operaciones, tanto cuando estés empaquetando la antigua oficina como cuando te sientas como en casa en la nueva. Por lo tanto, probablemente sea una buena idea posponer o cancelar cualquier reunión con clientes programada en su oficina durante ese tiempo, o intentar reunirse en un lugar externo. Además, debes informar a tus clientes de todos tus nuevos datos de contacto, así como actualizar tu página web y tus listados de Google.
Las mudanzas de oficinas son, sin duda, una de las experiencias más estresantes que puede vivir su empresa. Sin embargo, si elabora un plan exhaustivo, contrata a especialistas en mudanzas e informa a sus clientes sobre la mudanza con antelación, podrá reducir las interrupciones en su negocio y asegurarse de que el traslado se realiza de la forma más fluida posible. ¡Feliz mudanza!